Reprenez le contrôle de votre boite email
Mails non lus (2342)
Ouvrez votre boite mail et regardez le nombre de vos emails non lus. Si celui-ci est supérieur à 2 chiffres, vous avez un problème de gestion de vos emails. Pardon, j’irai même plus loin: si ce nombre dépasse 1 seul chiffre, c’est que vous subissez vos emails.
Dans le monde de la productivité, il existe une expression: Inbox Zero. Le concept, comme son nom l’indique, consiste à atteindre une boite de réception vide, c’est à dire où il à zéro emails
Comment faire pour atteindre Inbox zero ?
Pour certains, cela paraît impossible, ou du moins très difficile. Je vais vous montrer comment venir à bout de votre boite saturée et de tout vos emails non lus, puis vous expliquer les bénéfices qu’on en retire et pourquoi c’est une bonne chose d’avoir une boite email bien rangée.
Atteindre Inbox Zero
Peu importe le nombre d’emails que vous avez dans votre boite à l’heure où vous lisez ces lignes. En appliquant les conseils qui vont suivre, vous allez en venir à bout et retrouver la fraicheur d’une boite de réception vierge, comme au premier jour.
Note: les conseils que je donne ici s’appliquent principalement à Gmail, cette solution étant celle que j’utilise et également la plus répandue dans le monde. Cependant, la plupart des conseils peuvent être également appliqués à d’autre messagerie ou logiciels email.
Nettoyer la boite de réception
La 1ère chose à faire, c’est de “dégrossir”, c’est-à-dire supprimer tous les emails sans importance (je sais déjà que vous en avez un tas). Pour le faire, il n’y a pas 36 solutions.
N’essayez pas de tout faire d’un coup. Premièrement, vous n’avez sûrement pas le temps, et deuxièmement, si vous avez des milliers d’emails en retard, vous allez être découragé. Au lieu de ça, planifiez-vous un bloc de temps quotidien dédié au tri de votre boite email.
Pas besoin que ça dure longtemps. Par exemple, planifiez une demi-heure ou même juste un quart d’heure, tous les jours, entièrement dédié au rangement de vos emails.
Pendant ce quart d’heure, passez en revue tous vos emails en supprimant tous ceux qui sont inutiles. Je dis bien supprimer, pas archiver. Il s’agit vraiment de “débroussailler”, donc de se débarrasser de tous les emails dont on n’a rien à faire.
Ne perdez pas de temps à réfléchir si vous devez garder un mail ou pas: prenez 5 secondes par email pour déterminer si il faut le jeter, pas plus. En général, vous saurez tout de suite si un email doit être jeté ou non. Si vous hésitez plus de 5 secondes, laissez-le.
Archiver
N’utilisez pas votre boite de réception comme certains utilisent leur bureau (c’est-à-dire avec 38 milliards d’icônes). Votre boite de réception est là uniquement pour afficher vos nouveaux emails. Donc, si vous avez des centaines d’emails non lus dans votre boite de réeption, à moins que vous n’ayez pas ouvert votre boite depuis des mois, cela signifie que vous ressentez une forme d’anxiété à l’idée d’ouvrir vos emails et de les archiver (mon petit doigt me dit que c’est plutôt le deuxième cas).
Premièrement, marquez tous vos emails non lus comme lus. Ne cherchez pas à garder certains emails “importants” en non lu pour vous repérer, ce n’est pas fait pour ça.
La règle à suivre est simple: vous ne devez avoir aucun email non lu si vous l’avez déjà ouvert ou si vous savez ce qu’il contient. Si vous voulez le garder, archivez le, sinon, supprimez-le.
Si un mail est vraiment important, mettez-le en favori si vous voulez le garder à tout prix à portée de main ou si vous savez que vous devrez y revenir prochainement.
Soyez sans pitié ! AR-CHI-VEZ. Cela ne sert strictement à rien de laisser un email dans la boite de réception à part vous embrouillez l’esprit.
Toutes les applications de messagerie moderne possèdent un moteur de recherche intégré. Si le besoin se fait ressentir un jour (ce qui est est en réalité rare, vous allez vite vous en rendre compte), vous pourrez utiliser le moteur de recherche pour retrouver un email. Ce sera beaucoup plus simple et plus rapide que de chercher parmi des milliers de mails dans une boite de réception pleine à craquer.
Utiliser les libellés
Qu’ils soient appelés “dossiers” ou “libellés”, ils vous permettent d’organiser vos emails de façon pratique: utilisez-les ! Dès que vous identifiez des thèmes récurrents pour vos emails, rassemblez les dans un même libellé.
Vous recevez des factures par email ? Mettez-les dans le dossier Factures. Vous avez des newsletters ? Pareil, dans leur propre dossier. Des mails en rapport avec un projet en cours ? Créer un libellé portant le nom du projet, et envoyez-y tous les mails liés à ce projet.
Ce que je vous recommande, pour éviter d’avoir trop de dossiers/libellés, c’est de ne pas créer un libellé pour trop peu d’emails. Si vous avez moins d’une dizaine de mail sur un sujet particulier, inutile de créer un dossier pour cela. Contentez-vous d’archiver le ou les messages.
Maintenir votre boite mail rangée
Fiou ! C’est fait, vous avez réussi à ranger votre boite email.
Normalement, si vous avez suivi à la lettre mes directives, vous devriez vous retrouver au bout de quelques jours (ou semaines si vous aviez vraiment beaucoup de mails) avec une boite propre.
C’est pas beau ça ?
Prendre les bons réflexes
Le plus dur est derrière vous, mais ce n’est pas fini ! À présent, il faut maintenir l’ordre dans votre boite email toute propre. Réussir à venir à bout de ses emails ainsi pour les laisser s’entasser à nouveau rendrait tout ce qu’on a fait inutile. Il faut donc adopter une petite discipline, des gestes simples au quotidien qui vont nous permettre de maintenir notre boite de réception dans son état immaculé.
Le premier réflexe à avoir, c’est d’agir tout de suite lorsqu’on “passe” sur un mail. Attention, je n’ai pas dit agir tout de suite quand on reçoit un mail. Ce sont deux choses bien différente, et je ne recommande surtout pas (au contraire, je le déconseille) de passer son temps sur sa boite email à attendre les nouveaux messages pour les traiter immédiatement.
Quand je dis “passer” sur un email, c’est au moment où vous l’ouvrez, lorsque vous prenez 20 minutes pour consulter votre boite email, et que vous traitez plusieurs emails à la fois.
Ne laissez surtout pas l’email trainer dans votre boite en Non lu en vous disant que vous le traiterez plus tard. Vous savez très bien que c’est faux. C’est exactement comme ça qu’on se retrouve avec 1300 emails non lus au bout de quelques semaines (voir quelques jours pour certains). Quand vous consultez votre boite mail, ne laissez trainer aucun email, agissez tout de suite:
- l’email nécessite-t-il une réponse ? Répondez-y.
- l’email nécessite une réponse mais vous n’avez pas le temps: archivez-le. Vous le retrouverez plus tard sans problème. Vous pouvez aussi mettre le mettre en favori. C’est pratique car, lorsque vous aurez un moment pour répondre à vos mails, il vous suffira d’aller dans votre dossier de favoris pour voir tous les mails nécessitant une réponse.
- l’email ne nécessite pas de réponse: supprimez-le. Si vous pensez en avoir besoin plus tard, archivez-le. Mais faites-le avec parcimonie: 90% des emails dont on pense avoir besoin plus tard ne sont jamais réouverts.
Bref, vous avez saisi l’idée: on ne laisse trainer aucun email dans sa boite.
Minimisez les échanges
Le moyen le plus efficace pour éviter que les emails ne s’entassent, c’est tout simplement de faire en sorte qu’on vous envoie moins d’emails !
Pour cela, quand vous envoyez ou répondez à un email, utilisez systématiquement le principe Si/Alors/Sinon. Cela permet à votre correspondant de savoir quoi faire sans avoir à vous le redemander par email.
Exemple: admettons que vous vouliez planifier une réunion avec un collègue. Vous lui envoyeriez quelque chose comme:
Hello, serais tu dispo pour faire une réunion sur le projet X cette semaine ?
Le souci, c’est qu’il va vous répondre qu’il peut tel jour, et vous demander est-ce que c’est bon pour vous, vous devrez lui répondre, etc… Au lieu de cela, envoyez plutôt un email comme le suivant:
Hello, il faut qu’on fasse une réunion pour le projet X. Mes disponibilité cette semaine sont: - Lundi après-midi - Mercredi toute la journée - Jeudi matin Si tu es disponible pendant un de ces créneaux, alors confirme-moi simplement lequel avec l’horaire précis. Sinon, passe me voir ou appelle-moi pour qu’on planifie de vive voix la semaine prochaine.
Certes, l’email est un peu plus long à rédiger. Mais il va réduire drastiquement le nombre d’emails échangés. Soit votre collègue vous renvoie juste une email (que vous pourrez supprimer immédiatement) avec la date et l’heure pour la réunion, soit il va venir vous voir directement (et donc aucun email de réponse envoyé). On passe d’un échange potentiel de 5–7 emails à 1–2 emails maximum.
Soyez tout aussi parcimonieux au moment de répondre à un email. Ne renvoyez pas de mail si ce n’est pas réellement nécessaire. Par exemple, si c’est juste pour dire “Ok merci”. Votre correspondant s’en passera fort bien. Souvent, vous vous dites que c’est important de répondre mais en vrai, vous surestimez l’importance qu’accordent les gens à vos emails.
Abusez des filtres
Je vais aborder le cas pour Gmail, cela dit tout service email qui se respecte aujourd’hui propose une fonctionnalité similaires: je parle bien sûr des filtres. C’est une fonctionnalité étonnement peu utilisée qui est pourtant très utile et efficace pour dompter sa boite email.
Pour y accéder dans Gmail, il suffit de vous rendre dans les paramètres (l’icône en forme de roue dentée) puis cliquer sur Filtres et adresses bloquées. Le processus devrait être similaire pour les autres messageries. Ensuite, tout ce que vous avez à faire, c’est créer des règles pour filtrer vos messages en amont.
Les filtres sont incroyablement utiles, vous permettant de trier, archiver, libeller ou supprimer automatiquement vos emails en fonction de l’expéditeur, du destinataire, de l’objet ou du contenu du message, et même de la taille ou de la présence de pièces jointes ou non.
Astuce pratique: vous recevez probablement un grand nombre de newsletters. Plutôt que de toutes les laisser s’entasser dans votre boite avec vos autres emails, envoyez-les directement dans un dossier spécial que vous consulterez quand vous aurez le temps.
Pour cela, c’est très simple: lorsque vous vous inscrivez à la newsletter d’un site, ne donnez pas votre email principal mais un alias. Un alias est une adresse email secondaire qui va renvoyer les emails vers votre adresse principale.
Avec Gmail, créer des alias est un jeu d’enfants; il vous suffit de rajouter +cequevousvoulez juste après votre identifiant Gmail et avant le @.
Par exemple, si votre adresse est [email protected], quand quelqu’un vous envoie un email à [email protected], celui-ci atterri directement dans votre boite email. Pour les newsletter vous n’avez donc qu’à donner l’email [email protected], puis à créer un filtre qui va archiver automatiquement tous les emails envoyés précisément à cet email, et leur appliquer un libellé Newsletter. Et voilà, plus jamais aucun email de newsletter dans votre boite de réception.
Deuxième astuce pratique: pour créer des filtres encore plus vite et plus facilement, créez-les à partir d’une recherche. Gmail vous donne la possibilité d’effectuer une recherche poussée:
Ensuite vous n’avez plus qu’à cliquer sur le lien Créer un filtre à partir de cette recherche (tout en bas de la fenêtre de recherche) et le tour est joué.
Utilisez des services et extensions
Il existe un service web fort pratique appelé Unroll.me qui va se connecter à votre boite email et vous faciliter grandement le nettoyage de celle-ci.
Rassurez-vous, tout est automatique (personne d’autre ne va fouiller dans votre boite email). En connectant le service à votre compte Gmail, celui-ci va rapidement scanner votre boite de réception et détecter tous vos emails de newsletter et de souscription à des sites. Il va ensuite vous en présenter une liste claie et complète, avec pour chaque élément des boutons pour vous permettre de:
- vous désinscrire en un clic
- ajouter l’email à un rollup, c’est à dire un seul email récapitulatif regroupant toutes les newsletter que vous y avez ajouté
- le laisser tel quel
[caption id=“attachment_2964” align=“aligncenter” width=“868”]
Unroll.me vous permet de définir très rapidement des règles pour vos emails entrants.[/caption]
Foncez, c’est gratuit et ça marche super bien. Si vous avez trop d’emails venant de newsletter et de sites web où vous vous êtes inscrit, ça fait gagner un temps fou.
Si vous utilisez le navigateur Chrome, vous allez pouvoir faire encore plus de choses en installant des extensions. Je vous en recommande une en particulier: Streak. Cette fantastique extension peut paraitre compliqué au premier abord, car elle propose une fonctionnalité de CRM, mais vous n’êtes pas obligé de l’utiliser.
La partie qui nous intéresse est la gestion avancée des emails. Avec Streak, vous allez pouvoir:
- Programmer un envoi d’email pour plus tard. C’est une des fonction les plus pratique que les utilisateurs de Gmail attendant depuis des années, et que Google n’a toujours pas daigné ajouter. Désormais, grâce à Streak, vous pouvez rédiger un email immédiatement mais l’envoyer seulement à la date et l’heure de votre choix.
- Snoozer vos emails, c’est à dire le faire revenir dans votre boite de réception plus tard. Vous recevez un email, vous ne pouvez ou voulez pas le traiter tout de suite, mais vous vous dites que dans quelque jours vous aimeriez à nouveau l’avoir dans votre boite de réception ? Plutôt que de l’y laisser traîner, snoozez-le. Il disparaitra de votre boite de réception, puis réapparaitra le jour et l’heure que vous aurez choisi. Vous pouvez même choisir qu’un mail que vous avez envoyé réapparaisse dans votre boite de réception si personne ne répond au bout de quelque jours; parfait pour relancer les gens.
- Streak vous permet également de savoir si quelqu’un a lu votre email. Si votre onglet Gmail est ouvert, vous aurez même le droit à une notification sur votre bureau.
Si Streak vous parait trop compliqué avec sa solution CRM, vous pouvez utiliser Boomerang ou BananaTag, bien que ceux-ci soient payants.
La solution nucléaire
Il existe une solution qui vous permet de nettoyer votre boite mail rapidement, en une fois, sans aucun travail de tri, nettoyage ou quoi que ce soit. Par quel miracle est-ce possible ? Il s’agit d’une solution qui ne sera malheureusement pas pour tout le monde, mais cela peut vous faire gagner énormément de temps. Il s’agit tout simplement de sauvegarder l’ensemble de vos emails (pour Gmail en utilisant Gmvault ou la fonction export de votre logiciel d’email, comme Outlook par exemple), puis de tout supprimer.
Une fois que l’export est réalisé, comme vous disposez d’une sauvegarde, vous n’avez plus qu’a tout supprimer. Et voilà, le tour est joué ! Pensez tout de même à appliquer les conseils mentionnés plus haut pour ne pas vous retrouver de nouveau avec une boite encombrée au bout de quelques semaines.
Conclusion
Avoir une boite email propre et rangée a un impact psychologique positif. C’est un peu comme avoir son bureau bien rangé. On a l’esprit plus clair, on se sent moins stressé. Avoir une boite de réception vide ou peu encombrée nous stresse moins, et on se sent moins submergés lorsqu’on ouvre sa boite email. Et on gagne aussi surtout du temps en retrouvant plus rapidement les infos qu’on cherche.
Nous avons une relation étrange avec l’email: on déteste ça mais on ne peut pas s’en passer. Pourtant ça n’est pas une situation obligatoire. En ayant une boite de réception organisée et en rangeant systématiquement vos emails, vous apprécierez beaucoup plus le temps que vous y passerez, surtout que celui-ci sera bien plus court.