Afin de tirer au mieux parti de vos journées, de vos semaines, il est vital de bien savoir les organiser. Et pour cela, il faut savoir organiser son emploi du temps.
Le monde se divise en deux catégories: ceux qui fonctionnent avec un agenda, et ceux sans. Dans quel catégorie êtes-vous ?
Personnellement, j’ai découvert, longtemps après avoir vécu parmi la deuxième catégorie, que j’accomplissait bien plus de choses lorsque je prépare mon emploi du temps. C’est à dire que je planifie à l’avance mes journées, mes semaines et même les mois suivants.
Si vous souhaitez reprendre le contrôle des choses dans votre vie et mieux gérer votre temps, voici les meilleures recommandations que j’ai à vous donner pour vous permettre de vous concocter un emploi du temps aux petits oignons qui va révolutionner vos journées, vos semaines et vous permettre de devenir trois fois plus productif.
Si vous n’utilisez pas déja un agenda, profitez-en pour essayer, et si c’est le cas, suivez mes recommandations pour augmenter votre efficacité grâce à votre emploi du temps.
Utilisez le bon format d’agenda
Note: si vous utilisez déjà un agenda (quelle que soit sa forme, papier ou digital) vous pouvez sauter cette section et passer à la suivante.
Pour commencer, il faut avant tout que vous ayez un support pour noter votre emploi du temps. C’est un élément à ne pas négliger car c’est la base même de votre emploi du temps.
Si vous n’avez pas le bon support, vous ne partez pas sur les bonnes bases. Que ce soit un agenda papier ou électronique, que vous le consultiez sur votre smartphone ou votre ordinateur (ou les deux), le meilleur agenda pour vous est celui que vous utiliserez tous les jours.
Une fois votre choix fait, tenez-y vous donc. Si vous avez choisi un agenda papier, gardez-le sous le coude autant que vous pouvez. Si c’est un agenda électronique, gardez le à portée de clic (ou sur l’écran principal de votre smartphone). Bref, ne choisissez pas un support que vous allez avoir du mal à utiliser: choisissez ce qui vous convient le plus et que vous aurez le plus de plaisir à utiliser.
Personnellement, j’utilise Google Agenda. C’est ultra puissant, disponible sur tout type d’appareil, facile d’utilisation et ça se synchronise parfaitement. Avec, j’ai la possibilité de créer plusieurs agendas, ça peut m’envoyer des rappels par email ou SMS, je peux créer des tâches récurrentes, partager mon agenda à d’autres gens.
Si vous n’avez pas encore de solution pour votre agenda, je vous conseille fortement Google Agenda. C’est gratuit et disponible automatiquement pour tous ceux qui possèdent une adresse Gmail.
Préparez en avance votre emploi du temps pour la semaine suivante
Lorsque vous devez remplir votre agenda, quand est-ce que vous vous y prenez ? Au fil de l’eau, quand ça vient ?
Une façon de faire que j’applique depuis quelques temps, et qui s’avère très efficace, est de consacrer une heure de mon temps, le week-end, afin de remplir mon agenda pour la semaine suivante.
Plutôt que d’ajouter les tâches au fur et à mesure que j’y pense, je m’efforce de planifier au maximum toute ma semaine à l’avance. Bien sûr, on n’est jamais sûr à 100% de comment la semaine va se dérouler et les choses qui vont nous tomber dessus. Mais faire ébauche de l’ensemble de la semaine en avance nous permet d’avoir une vision claire de notre emploi du temps pour les 7 prochains jours, et cela nous donne une clarté d’esprit inestimable.
En voyant à quoi notre semaine va ressembler, on a les idées plus claires et on a une ligne directive à suivre. On peut toujours ajuster notre emploi du temps en fonctions des événements au cours de la semaine.
Le meilleur moment pour se poser et planifier sa semaine, est donc avant celle-ci, ou alors au tout début. Je prend une heure le dimanche matin pour planifier mes tâches à accomplir et mon emploi du temps pour la semaine suivante. Vous pouvez le faire aussi le Lundi matin, mais déjà, à ce moment, on est un plus pressé et on a la tête un peu moins reposée.
Dans tous les cas, posez-vous pour préparer votre semaine à l’avance.
Prenez quelques moments pour ajuster votre emploi du temps chaque jour si besoin
C’est très pratique de planifier toute sa semaine à l’avance, cependant il arrive souvent qu’on ait des imprévus où des choses qui viennent s’ajouter à notre emploi du temps. Parfois on se rend aussi compte qu’on a prévu trop large ou trop court pour certaines activités.
Quoiqu’il en soit, il est très utile de prendre un peu de temps pour ajuster son emploi du temps tous les jours. Réservez 15 à 30 minutes, idéalement la veille, sinon tôt le matin, pour revoir et éventuellement mettre a jour le planning de la journée suivante.
J’utilise également ce moment de planification pour lister les tâches que je souhaite réaliser dans cette journée. L’emploi du temps permet de structurer notre journée en blocs de temps et de l’organiser dans les grandes lignes, mais il est tout aussi important de déterminer et planifier précisément les tâches que l’on souhaite exécuter dans la journée que l’on planifie.
Fonctionnez en blocs de temps
Un peu comme l’emploi du temps qu’on avait lorsqu’on était au collège ou au lycée, organisez votre emploi du temps en blocs.
Prévoyez précisément tout ce que vous comptez faire pendant la semaine et répartissez les en blocs de temps d’au moins 30 minutes, tout au long de la semaine.
Agencez votre temps en blocs distincts
Au départ vous aurez peut-être du mal à estimer la bonne durée des blocs en fonction de ce que vous avez à faire. Ce n’est pas grave, vous ajusterez au fur et à mesure. Le moment que vous prendrez chaque jour pour revoir votre emploi du temps sert à ça.
Tâchez d’être le plus précis dans la distribution des blocs. Par exemple, ne faites pas un gros bloc Travail de 4 heures, mais plutôt plusieurs petits blocs représentant vos différentes activités au travail. N’hésitez pas à varier les durée en fonction de ce que vous avez à faire. Créez un bloc de 30 minutes pour la consultation de vos emails, et un bloc de 2 heures pour pouvoir vous consacrer à un projet important, un bloc d’une heure pour vous documenter, etc…
Prévoyez des zones tampons
Le piège dans lequel on peut tomber une fois qu’on fonctionne par blocs de temps, c’est d’enchainer ces blocs à la suite, collés les un aux autres.
C’est plaisant, déjà visuellement parce que tout est imbriqué et bien organisé, et surtout psychologiquement car on a le sentiment d’avoir plein de temps dans la journée pour faire tout un tas de choses.
À ne surtout pas faire
Or, enchainer les blocs est une grossière erreur: c’est oublier que, d’une part, les choses que l’ont fait comportent très souvent des imprévus qui nous font prendre plus de temps, et d’une autre, que nous, en tant qu’êtres humains, avons toujours besoin d’un petit temps d’adaptation lorsqu’on passe d’une activité à l’autre. On n’effectue jamais vraiment un changement immédiat, il y a toujours un petit moment de transition entre deux activités différentes. On va aux toilettes, on va boire un verre d’eau, on prend un peu temps pour se rappeler où en était… Plein de petites choses qui font qu’on enchaine jamais vraiment d’une tâche à l’autre.
En faisant cette erreur d’enchainer les blocs, on se prédispose à se presser pour enchainer les tâches, et surtout on se prive de faire des petites pauses essentielles, ce qui amène inévitablement stress et frustration.
Pour éviter cela, créez des zones tampons, c’est à dire des endroits (ou des micro-blocs de temps si vous préférez) dans votre emploi du temps ou vous ne faites rien. Concrètement, prévoyez vos temps de pause et prenez-les en compte tout aussi sérieusement que vos activités.
En règle général, je laisse 15 minutes entre chaque activité. C’est suffisamment long pour vous laisser le temps de souffler un peu entre deux tâches, vous laisser le temps de gérer des imprévus où finir une tâche qui prend un petit peu plus longtemps que ce que vous pensiez, et suffisamment court pour ne pas prendre trop de temps et décaler tous les blocs de votre planning.
Prévoyez des petits espaces entre vos blocs de temps
Prévoyez vos activités en fonction de vos niveaux d’énergie
Une autre erreur qui arrive très souvent, c’est de planifier ses activités sans tenir compte de ses niveau d’énergie. Notre énergie fluctue le long de la journée, et vous savez bien qu’il y a des moments où vous êtes très motivés, tandis qu’il y en a d’autres où vous êtes “au radar”.
Prévoyez donc vos activités en tenant compte de ce paramètre. C’est ce qui fait la différence entre un emploi du temps réussi et grâce auquel on est productif, et un où l’on est à la traine et on se demande à quoi bon.
Typiquement, prévoyez les activités où vous avez le plus besoin de concentration le plus tôt possible le matin. C’est là où notre cerveau est le plus frais, puisqu’on vient de se réveiller après avoir passé une nuit de repos. C’est un peu comme comme quand on redémarre l’ordinateur après l’avoir laissé longtemps allumé, il est plus véloce et plus réactif.
Ensuite, identifiez les moments de la journée où vous avez le moins d’énergie (c’est souvent pendant une heure ou deux après manger, vers 14h) et planifiez des activités qui vont vous requinquer, comme faire du sport ou aller vous promener, ou carrément faire une sieste. Mais évitez de planifier des choses calmes qui risquerait de vous endormir et ne seraient pas productives.
Par exemple, si vous devez apprendre des choses, lire un livre ou réviser des cours, ne le faites pas juste après manger !
De la même manière, gardez vos tâches qui demandent le moins de réflexion pour le soir. En fin de journée on est plus fatigué, on réfléchit moins vite et moins bien. Ne vous occupez donc pas de des choses qui vous demandent une réflexion intense à ce moment-là, mais plutôt des choses simples ou répétitives où on a pas trop besoin de réfléchir (comme consulter ses emails et y répondre, ou ranger son bureau).
Soyez implacable
Une fois que vous avez défini votre emploi du temps, vos tâches et vos activités, soyez impitoyable dans le respect des horaires que vous vous êtes fixés. Si vous ne l’êtes pas, tout ce que vous avez fait avant ne servira à rien. Quand vous avez planifié de démarrer à 8h30 du matin, démarrez à 8h30. Pas à 8h35, 8h45 ni même 8h25. Démarrer à l’heure que vous vous êtes fixé, et ceci pour chaque bloc de temps.
Si vous vous êtes donné 2h pour réaliser une tâche, faites-la en 2h, quoi qu’il arrive. Si vous n’avez pas fini à temps, où qu’un imprévu survient, ne décalez pas votre emploi du temps. Vous devez respecter coûte que coûte vos blocs de temps. Il n’y a rien de plus futile, et frustrant, que de prévoir sa journée minutieusement et de se retrouver en retard à chaque bloc et passer sa journée à courir pour rattraper ce retard.
Si c’est vraiment nécessaire, reportez votre activité à plus tard, à un moment libre de votre journée, mais ne décalez en aucun cas votre emploi du temps.
Organisez vos journées par thèmes
Une tactique employée notamment par Jack Dorsey, le fondateur de Twitter, consiste à organiser ses journées par thème. Par exemple, il fut un temps où je décomposai ma semaine ainsi:
- Le Lundi pour traiter tout ce qui est formalités administratives, papiers.
- Le Mardi, pour m’occuper de mes blogs.
- Le Mercredi, pour mon projet de startup.
- Le Jeudi, à nouveau la journée des blogs .
- Le Vendredi pour des projets client.
Bien sûr, cet exemple est propre à mon cas, mais vous pouvez tout à fait l’adapter à votre propre situation.
Ce n’est pas forcément quelque chose qui fonctionne pour tout le monde, et parfois on n’a même tout simplement pas la possibilité de le faire pour diverses raisons, mais si vous le pouvez, je vous invite à essayer, cela permet d’avoir un fil directeur sur toute une journée et ainsi pouvoir bien se concentrer.
Conclusion
Voilà, avec ces stratégies, vous êtes prêt à organiser un emploi du temps du tonnerre et qui va vous permettre d’être productif comme jamais. Si vous trouvez difficile d’appliquer tout cela d’un seul coup, n’hésitez pas à commencer par une ou deux stratégies seulement, puis en ajouter au fur et à mesure que vous vous y habituez.
Quelle stratégie allez-vous adopter en premier ?