Cet article est le premier d’une série de 5 articles. Retrouvez les liens vers les autres articles à la fin de celui-ci.
Quel est la ressource la plus importante, celle qui a le plus de valeur, sur terre ? L’argent ? L’or ? L’encre d’imprimante ? Non, il s’agit du temps.
On ne peut pas en “créer”. Une fois perdu, on ne peut pas le “récupérer”. On peut tout obtenir avec du temps sauf… plus de temps. C’est la seule vraie “ressource non renouvelable”. Dès lors, il est logique qu’on doive en faire le meilleur usage possible. Une bonne productivité passe par une bonne gestion de son temps.
Pourtant, pris dans le tourment du quotidien, à l’âge de l’information, des stimuli extérieurs et des notifications en provenance de tous nos appareils connectés, nous perdons de vue l’importance de bien gérer son temps.
Aussi, je vous pose la question: utilisez-vous votre temps a bon escient ? Êtes-vous sûr de gérer votre temps efficacement ? Comment bien gérer son temps alors ?
C’est ce que je vais vous inviter à découvrir.
Mais avant de commencer, je préfère vous prévenir: il ne s’agit pas d’un article qui se survole en quelques minutes. Il s’agit d’un article en 5 parties, destiné à être lu attentivement et consulté à nouveau plus tard, pour chaque partie sur laquelle vous souhaitez vous focaliser.
Mon but est qu’à la fin de cette série d’articles, vous ayez en main toutes les clés pour gérer votre temps de la manière la plus efficace et efficiente possible, et ainsi porter votre niveau de productivité à des sommets que vous n’auriez jamais imaginé.
Tout cela afin de vous permettre de réaliser les objectifs qui vous tiennent à coeur mais vous échappent depuis si longtemps.
Ensuite, plutôt que de vous parler uniquement des techniques de gestion de temps et de productivité que j’utilise, je vais aussi vous fournir des exemples, ainsi que des instructions pratiques que vous pourrez mettre en place immédiatement après avoir lu cet article, pour que vous ayez des résultats rapidement.
Pour finir, je vous donnerai une liste d’outils pratique à utiliser pour vous aider à gérer votre temps et atteindre vos objectifs.
Alors, prêt à maitriser votre temps et à atteindre des sommets de productivité ?
Commencez par évaluer votre situation
Tout d’abord, avant de commencer quoi que ce soit, prenez un peu de recul et évaluez votre situation. Ce que je veux dire par là, c’est qu’avant de se précipiter et vouloir changer quoi que ce soit, commencez par porter un regard objectif sur votre situation actuelle, et la façon vous gérez votre temps.
Je suis convaincu qu’il faut avoir un motif qui nous tient à coeur, une raison profonde, pour réaliser des changements dans sa vie et progresser vers nos objectifs. Si vous êtes en train de lire cet article, c’est très probablement que vous pensez qu’il y a matière à progresser et que vous souhaitez vous améliorer et devenir meilleur.
Mais avant de devenir meilleur, il faut savoir où on en est.
Posez-vous 10 minutes, réfléchissez, prenez des notes si il le faut, et faites un bilan de votre situation, personnelle et professionnelle.
- Comment vous sentez-vous en général ?
- Quels sont vos objectifs ?
- Quelles sont les choses que vous aimeriez faire ? Y’a-t-il des choses que vous ne faites pas parce que vous n’avez pas le temps ?
- Avez-vous un projet qui vous trotte dans la tête depuis longtemps mais n’avez jamais eu le temps de faire ?
- Pensez-vous passer assez de temps avec votre famille ou vos amis ?
- Avez-vous l’impression que les jours défilent et se ressemblent ?
- Vous trouvez-vous désorganisé ? Ou au contraire, pensez-vous bien gérer votre emploi du temps ?
- Avez-vous l’impression que les jours défilent à toute vitesse, de ne pas avoir le temps de faire tout ce que vous avez envie de faire ?
- Avez-vous le sentiment que vos journées sont une course contre la montre et que vous courrez sans cesse après la temps ?
Vous n’avez pas à répondre forcément à toutes ces question, elles sont ici pour vous aider à démarrer une réflexion.
Une fois que vous y avez réfléchi, déterminez pourquoi vous voulez plus de temps. Pour certains, ce sera pouvoir passer plus de temps avec leur famille, pour d’autres, consacrer enfin plus de temps à une de leur passions, ou encore simplement pouvoir se détendre plus souvent. Peu importe la raison, il faut qu’elle soit assez importante à vos yeux pour vous motiver à changer au quotidien.
Une fois que vous avez déterminé votre raison profonde, il est temps de de passer à l’action.
Définissez vos objectifs et vos priorités
On ne présente plus la méthode GTD (“Getting Things Done”) de David Allen. C’est devenu presque une bible pour les aficionados de la productivité. Bien qu’elle soit très efficace, je ne vais pas la détailler en entier ici (il y a de nombreuses ressources disponibles sur le sujet, dont cet excellent article).
Je vais simplement parler de deux des piliers de cette méthode: noter et prioriser.
Notez tout ce que vous avez à faire
Je fais plus confiance au moins fiable des stylos qu’à la meilleure des mémoires.
–– Tim Ferris
Notez d’abord. Cela peu sembler évident pour certains, ou inutile pour d’autre, mais la toute première choses à faire, c’est de libérer de la “charge mentale” et faire souffler votre cerveau en écrivant tout ce que vous devez faire. Il ne faut surtout pas sous-estimer l’importance de mettre à plat toutes les tâches qui occupent notre cerveau. Cela va avoir deux bénéfices importants:
- vous n’oublierez pas des choses en cours de route. Tim Ferris a dit: “Je fais plus confiance au moins fiable des stylos qu’à la meilleure des mémoires”. Entre les tâches professionnelles, personnelles, les courses, la famille, les amis, les réseaux sociaux, les emails, les distractions… Nous sommes constamment sollicités et, sans noter nos tâches, nous prenons le risque d’en oublier une partie
- cela va soulager votre cerveau et libérer du “processus” mental, vous permettant de mieux réfléchir et être moins préoccupé. Fini de vous dire “mince, j’ai l’impression d’oublier quelque chose” ou de vous rappeler avec effroi, la veille, une chose que vous devez faire le lendemain. Votre esprit sera plus libre, vous vous sentirez plus léger et plus organisé
Pour noter et gérer vos tâches, c’est à vous de voir ce qui vous convient le mieux. Personnellement, pour noter toutes mes tâches, j’utilise un logiciel dédié appelé Todoist, mais peut-être que pour vous, un autre logiciel ou même un simple fichier texte fera l’affaire. Pour d’autres, ce sera des post-its ou avec un bon vieux stylo et un bloc-notes.
Peu importe le moyen que vous utilisez, le tout, c’est que cela marche pour vous, c’est à dire que vous allez vous en servir tous les jours.
Petite astuce: j’aime bien organiser mes tâches par projets. C’est plus rapide et facile à gérer avec un logiciel comme Todoist ou Wunderlist, mais peu importe la manière dont vous listez vos tâches, essayez de les regrouper par thème. Il est moins utile (voire même contre-productif) de faire une seule et unique liste, contenant à la fois nos tâches professionnelles et nos tâches ménagères.
Voici par exemple comment j’organise ma liste de tâches. Chaque élément est un thème regroupant une ou plusieurs tâches:
- Tâches professionnelles
- Blog
- Startup
- Tâches personnelles
- Maison
- Livres à lires
- Matériel à acheter
Ainsi, je peux me concentrer sur chaque tâche à 100%, sans être préoccupé par le fait d’oublier une autre tâche plus tard.
Bien, vous avez listé et organisé toutes vos tâches ? La grossière erreur que beaucoup de gens commettent, serait de s’arrêter là. Je suis moi-même coupable de l’avoir fait pendant très (trop !) longtemps. A présent, il faut prioriser vos tâches.
Classez vos tâches par ordre de priorité
Le concept qui suit n’est pas nouveau, mais il n’en reste pas moins vrai: chaque tâche que vous devez faire peut (et doit) être placée dans 4 grands groupes. Ces groupes sont, par ordre de priorité les suivants:
- Important et urgent
- Important mais non urgent
- Urgent mais non important
- Non urgent et non important
Prenez votre liste de tâches et priorisez-la. Mettez chaque tâche dans la catégorie qui lui correspond, et n’en laissez pas une seule sans catégorie.
La suite, vous l’aurez deviné: vous devrez faire en premier et en priorité absolue les choses qui sont importantes et urgentes. C’est de cette manière que vous accomplirez les choses qui comptent vraiment, que vous progresserez et que vous avancerez dans vos objectifs et vos projets. On a vite fait de se croire productif parce qu’on enchaine les tâches peu importantes, souvent plus faciles, mais c’est seulement en accomplissant ce qui est important qu’on l’est.
Ce qui est important mais non urgent, vous pouvez le remettre à plus tard. C’est là l’intérêt de garder une liste de tâche: vous avez noté toutes vos tâches, vous n’avez donc plus à vous soucier des les oublier.
Les tâches urgentes mais non importantes sont à déléguer, si possible (demander à quelqu’un de vous aider, que ce soit de la famille, un ami, un assistant ou stagiaire au travail). Si ce n’est pas possible de déléguer, occupez-vous en, mais uniquement après vous êtres occupés des tâches importante ET urgentes.
Jusqu’ici, nous avons mis en place les notions nécessaire pour aborder la suite des techniques. Nous allons à présent parler de la partie suivante: la gestion du temps.
Article 2/5: Gérez votre temps efficacement Article 3/5: Gérez votre attention Article 4/5: Gérez votre énergie Article 5/5: Les meilleurs applications pour gérer son temps