Cet article est le second d’une série de 5 articles. Retrouvez les liens vers les autres articles à la fin de celui-ci.
Dans la première partie de ce guide de la gestion du temps, je vous expliquais qu’il fallait d’abord mettre en place des bases indispensables pour la suite. Après avoir attentivement évalué votre situation et défini vos tâches et priorités, vous allez enfin pouvoir commencer à gérer votre temps effectivement.
Cessez de trop vouloir en faire: pratiquez l’élimination
Une dernière facette importante de la gestion de votre tâches, c’est l’élimination. Sauf dans le cas où n’avez pas listé beaucoup de tâches, vous avez probablement devant vous une longue liste de choses à faire. Et une des composantes fondamentales de la gestion de temps, c’est la capacité à éliminer ce qui n’est ni important ni urgent.
En ce qui concerne les éléments cette dernière catégorie, débarrassez-vous en ! Soyez sans pitié. Des tâches non urgentes et non importantes ne vous apporteront rien, et vous vous en occuperez le jour où elle deviendront importantes et/ou urgentes.
Tout ce qui tombe dans la dernière catégorie est tout simplement à éliminer de votre liste de tâches. Votre temps, bien plus que n’importe quelle autre ressource, est limité: vous devez le gérer comme un budget.
Il est indispensable de ne pas vouloir trop en faire. Cela pour deux raisons:
- ça vous évite de vous sentir trop chargé, débordé, ce qui saperait votre mental et votre énergie, et par conséquent nuirait à votre productivité.
- de toute façon, nous n’avons que 24h dans une journée, et en retirant nos 6 à 8 heures de sommeil, nos repas et nos responsabilités quotidiennes (déplacements, enfants, vie sociale), il en reste beaucoup moins pour faire ce qu’on a à faire.
En voulant faire trop de choses, vous ne parviendrez pas à tout faire et vous serez démotivé. Faites plutôt l’inverse: planifiez peu de tâches (celles importantes et urgentes), et si jamais vous avez le temps de faire plus, faites-le reste à ce moment-là.
En général, j’essaye de me fixer 3 tâches principales maximum par jour. Si j’en fais plus, tant mieux, sinon, tant pis, ce n’est pas grave. Tant que j’ai fait les 3 principales, c’est que je progresse, j’avance. Ça me va.
Allouez à vos tâches des blocs de temps
Une autre facette cruciale de la gestion de votre temps, elle la manière dont vous allouez ce temps à vos différentes tâches. Une fois que vous avez défini et choisi les tâches que vous allez faire et dans quelle ordre, combien de temps allez-vous passer sur chacune de ces tâches ?
Comme je l’ai dit un peu plus haut, nous avons un temps limité à consacrer à ces tâches. Le problème lorsqu’on attaque notre liste de tâche sans organisation préalable, c’est qu’on se retrouve très vite confronté à plusieurs problèmes. Par exemple, on se met à travailler sur une première tâche, mais celle-ci nous prend beaucoup trop de temps, ce qui ne nous en laisse plus assez pour les autres. Ou même parfois, on se sent déjà fatigué à l’idée de démarrer, et on manque de motivation pour s’y mettre. Et on perd du temps à procrastiner.
La solution ? C’est simple: allouez, en avance, des blocs de temps prédéfinis pour chaque tâche. Et quand je parle de blocs de temps, je veux dire des petits blocs de temps. 25, 30 ou 45 minutes, pas plus. Une technique est très connue sur Internet pour ça, et pratiquée par un grand nombre de gens productifs; j’en ai parlé plusieurs fois sur ce blog, il s’agit de la technique Pomodoro.
L’idée derrière tout ça (et ce qui en fait l’efficacité), c’est que limiter de cette manière le temps qu’on passe sur une tâche à plusieurs bénéfices:
- On se concentre beaucoup plus à la tâche. Il est plus facile de se focaliser sur une activité pendant une courte période plutôt que pendant des heures.
- On se sent moins submergé par l’ampleur d’une tâche si on sait que de toute manière on en a que pour 25 minutes, ce qui rend le démarrage plus facile et nous évite de procrastiner. Et comme pour tout accomplissement dans la vie, tout objectif à atteindre, la clé, c’est de s’y mettre.
Et comment faire lorsque vos tâches ne peuvent pas être réalisées en moins de 25 minutes ou une heure, me direz-vous ? Il suffit de les découper en plusieurs parties, et de s’occuper d’une partie à la fois. Vous pouvez même enchainer plusieurs “blocs” si vous le souhaitez; le tout est de bien faire une vraie pause entre chaque bloc, et ne pas tout enchainer non-stop.
La loi de Parkinson
Un autre bénéfice obtenu en travaillant ainsi, et pas des moindres, voire peut-être même le plus important: en vous obligeant à réaliser vos tâches dans un temps limité, vous allez paradoxalement accomplir énormément plus. Comment est-ce possible ? C’est parce que le fait de limiter le temps passé à une tâche annule les effets de la Loi de Parkinson.
Qu’est ce que la loi de Parkinson ? Non, ce n’est pas une loi qui dit que plus vous allez vieillir et plus vous allez avoir la tremblote. La loi de Parkinson est une règle devisée par Cyril Northcote Parkinson, qui dit la chose suivante:
Le travail s’étend de manière à remplir le temps qui lui est alloué.
Autrement dit, plus on alloue de temps à une tâche, et plus celle-ci va s’étirer et prendre du temps.
C’est systématique: si vous vous fixez une heure pour réaliser une tâche, vous êtes à peu près sûr que cela vous prendra une heure pour le faire. Pourtant, si vous aviez visé 30 minutes au départ, vous auriez très probablement fini au bout de 30 minutes.
Une autre version un peu plus drôle - mais néanmoins tout aussi vraie - est:
Si vous attendez la dernière minute pour le faire, ça ne vous prendra qu’une minute.
Bien sûr, il est préférable que vous évitiez d’appliquer ce dernier conseil à la lettre, mais on doit reconnaitre que c’est plutôt vrai. Combien de choses avez-vous fait à la dernière minute dans votre vie ? Que ce soit des révisions pour un examen, ranger la maison avec que les invités arrivent, ou un rapport à rendre au boulot, on a tous au moins une fois réalisé une tâche importante en s’y prenant au tout dernier moment.
C’est là tout la magie de ce principe: en l’appliquant, c’est à dire en vous fixant une limite impérative (mais raisonnable), vous accomplirez beaucoup plus en moins de temps.
L’être humain à une capacité formidable à s’exécuter et accomplir de nombreuses choses lorsqu’une limite de temps lui est imposée (et cela, que ce soit le fait de sa propre volonté ou celui d’une volonté extérieure).
En revanche, c’est aussi la principale raison qui fait qu’on a tous tant d’idées en suspens et de projet inachevés: parce qu’on ne s’est pas fixé de temps limite pour les réaliser. Par conséquent, sans aucune limite de temps, ils s’étirent indéfiniment et on ne les réalise jamais.
Gardez donc ceci ancré dans votre esprit: plus vous allouerez du temps à une tâche, et plus celle-ci s’étirera pour remplir le temps que vous lui avez alloué. Et si vous ne lui allouez pas un temps limité, elle s’étirera indéfiniment… Autrement dit, vous ne la réaliserez jamais. Imposez-vous donc des limites précises pour chaque objectif que vous vous fixez.
Levez-vous plus tôt
Récemment, je discutais avec un ami qui se plaignait de ne pas avoir assez de temps dans la journée. Notamment le matin, qu’il décrivait comme étant en “mode rush”. Bien qu’il se lève tôt (6h50), il doit tout de suite se préparer, prendre sa douche, son petit déjeuner et filer au travail.
Pourtant, n’est-ce pas le matin où l’on à le plus d’énergie, puisqu’on vient juste de se recharger avec une nuit de sommeil ? Et par conséquent, le moment où l’on est le plus apte à réaliser des choses ?
Revenons-en à mon ami. Le conseil que je lui ai donné est simple: se lever plus tôt, “Mais je me lève déjà tôt”, me répondit-il. Oui, mais pas assez, visiblement. C’est pour ça que je conseille de se lever plus tôt. Pas obligatoirement beaucoup plus tôt, mais plus tôt.
Dans le cas de mon ami, il s’agit de se lever simplement 20 minutes plus tôt. 6h30 au lieu de 6h50. Ce n’est pas une différence énorme, et pourtant les effets ressentis le seront. Avec juste 20 minutes de plus, vous avez le temps de faire une activité supplémentaire le matin (comme un peu de sport, méditer, lire). Ou même simplement prendre votre temps et ne pas courir. Et c’est ce qui fait tout la différence. 20 minutes le matin, c’est ce qui fait la différence entre le sentiment d’être pressé, de ne pas avoir une seconde à vous, et celui de profiter pleinement de votre réveil, avoir une sensation de tranquillité, d’apaisement, et vous sentir bien dans votre peau.
La manière dont vous gérez votre matin impacte l’ensemble de votre journée; c’est la façon dont vous organisez votre matin qui va déterminer comment vous allez ressentir le temps passer dans la journée.
En vous levant en avance pour prendre le temps de bien vous réveiller et bien préparer votre journée, vous allez être de meilleure humeur, faire plus de choses, moins vous précipitez, apprécier beaucoup plus votre journée. Bref, vous vous sentirez moins pressé par le temps.
Soyez rigoureux et discipliné
Vous avez listé vos objectifs, vous vous êtes fixés des limites dans le temps, et vous avez planifié tout ça sur un agenda. Excellent ! À présent, vient une chose tout aussi importante - vitale même - car si vous ne le faites pas, tout ce que vous avez fait avant ne sert à rien: vous y tenir.
Une fois que vous avez votre liste de tâches et votre planning, tenez-y vous. Vous devez donc faire preuve de rigueur et de discipline.
La sensation de “courir” après le temps, cette sensation désagréable de ne pas avoir assez de temps et que les journées défilent trop vite, est décuplée lorsqu’on ne respecte pas les horaires que l’on s’est fixé et qu’on est toujours un peu en retard - même légèrement - par rapport à notre planning.
Dès qu’on déborde un peu, c’est l’effet boule de neige: la tâche suivante est décalée, celle d’après encore plus… et à la fin de la journée on est complètement débordé. Cela crée un sentiment d’exhaustion et vous sape le moral.
C’est pour cela qu’il faut être impitoyable dans le respect de votre liste de tâches et de votre planning.
Les tâches qui sont à réaliser en priorité (vous les aviez classées, vous vous souvenez ?) doivent être faites en premier, quoi qu’il arrive.
Vous avez planifié de commencer une tâche à 10h ? Commencez à 10h. Pas 10h05, pas 10h15, 10h00.
Vous vous êtes donné une heure pour la faire ? Faites-la en une heure. Vous n’avez pas le droit de dépasser le temps alloué. Si vous ne la faites pas en une heure, tant pis, considérez votre tâche est terminée quelque soit l’endroit où vous en êtes. Au besoin, vous terminerez plus tard, quand vous aurez du temps libre.
Là, vous vous dites: “wow, il faut être super discipliné et avoir une rigueur exceptionnelle pour parvenir à s’y tenir ainsi”. Pas forcément. En fait, une astuce très simple pour y parvenir, c’est tout simplement de ne pas réfléchir. Vous avez bien lu. Lorsqu’il est temps d’agir, il n’y a plus à réfléchir.
Arrêtez de réfléchir
Dès qu’on se met à réfléchir, c’est fini, on a perdu. Réfléchir nous paralyse. On a déjà passé du temps à réfléchir à notre planning, à notre liste de tâches. Quand vous vous mettez à réfléchir au moment où vous devez agir, vous entrez dans une torpeur néfaste. Vous vous mettez à vous poser des questions, à douter, et à considérer des alternatives. Il n’y a pas d’alternatives: faites ce que vous avez à faire.
C’est typiquement ce qui se passe le matin au réveil et qui fait que vous avez du mal à vous lever tôt. Dès que le réveil sonne, vous vous mettez à réfléchir: est-ce que je me lève tout de suite ou je me rendors encore 5 minutes. J’ai encore le temps non ? Si je me lève tout de suite je vais être fatigué, etc… Vous réfléchissez et, à peine une minute après, vous vous êtes rendormi.
Non, une fois que le réveil sonne, aucune réflexion à avoir: vous vous levez, point barre. Ce doit être un véritable automatisme. Est-ce que vous réfléchissez avant de partir au boulot ? Non, c’est un automatisme. Vous devez y aller, alors vous y aller. Réfléchissez-vous avant d’aller vous brosser les dents ? Non, c’est automatique, vous le faites après manger ou avant d’aller dormir, c’est tout. Ce doit être exactement la même chose quand il s’agit de se lever ou d’accomplir vos tâches.
D’ailleurs, le simple fait de réfléchir est fatiguant. Quelque soit la situation, quand vous réfléchissez trop, cela vous épuise mentalement. Épargnez-vous tous ces moments de réflexion intense en arrêtant de réfléchir. Vous gagnerez du temps et de l’énergie.
Cette mentalité vous force à terminer et accomplir plutôt qu’à “fignoler”, réfléchir et ne jamais finir (ni même parfois commencer).
Voilà, à présent vous connaissez les techniques et principes qui sont les piliers d’une bonne gestion du temps. En vous efforçant d’appliquer ces principes du mieux que vous le pouvez, vous allez voir des résultats très vite.
Dans le prochain article de cette série, je vous parlerai d’une notion incroyablement importante pour optimiser son temps: la gestion de votre attention.
Article 1/5: Les bases de la gestion du temps Article 3/5: Gérez votre attention Article 4/5: Gérez votre énergie Article 5/5: Les meilleurs applications pour gérer son temps