Aujourd’hui, tout va si vite que le moindre truc pour gagner en productivité, le moindre outil pour gagner du temps peut s’avérer particulièrement utile. Il existe aujourd’hui tout un tas de petits logiciels très pratiques, souvent gratuits, qu’on appelle en anglais Text Expander (soit “expanseur de texte”, bien que je trouve cette traduction moyenne).
Leur but est simple: vous faire gagner du temps en vous évitant de retaper au clavier les même choses tout le temps. Dans cette lignée je veux vous parler aujourd’hui d’un petit utilitaire (sous Windows) appelé PhraseExpress et qui est gratuit pour une utilisation personnelle.
Il y a bien sûr d’autre logiciels mais j’ai choisi de vous présenter celui-ci car je le trouve assez complet, sans être trop compliqué à utiliser. Sachez simplement que les autres logiciels ont un fonctionnement très similaire.
PhraseExpress est disponible uniquement sous Windows mais je vais vous donner des alternatives pour Mac et Linux à la fin de cet article.
Installation
Vous pouvez télécharger PhraseExpress sous plusieurs versions. Il y a la version classique, avec installateur, la version en plugin pour Outlook, et même une version portable. Si vous avez lu mes autres articles vous devriez savoir que je suis un fanatique des applications portables, c’est donc cette version que je vous conseille.
Par défaut elle n’est portable que si vous la lancer depuis une clé USB. Pour forcer le mode portable même depuis votre ordinateur, créer un raccourci vers le fichier phraseexpress.exe et ajoutez dans les propriétés le paramètre -portable, comme ceci:
Bien évidemment vous n’êtes pas obligé de procéder à cette manipulation si vous ne souhaitez pas utiliser PhraseExpress en mode portable.
Utilisation
Si vous préférez une démo en vidéo, allez directement voir la vidéo.
Ensuite vous n’avez plus qu’à lancer le logiciel, qui ira automatiquement se loger dans la zone de notification. Faites un clic droit dessus et cliquez sur Edit Phrases pour voir apparaître l’interface du logiciel.
C’est dans cette interface que vous allez définir vos abréviations. Une abréviation est un bout de texte de quelques lettres qui, lorsque vous le taperez au clavier, sera remplacé par le texte de votre choix.
Par exemple, admettons que ayez souvent à taper la phrase “Bien cordialement, M. Jean Valjean”. Ils vous suffit alors de définir l’abréviation “cdt” dans PhraseExpress, de choisir si le texte doit se déclencher automatiquement (dès que vous avez tapé “cdt”), si il doit apparaître seulement après avoir appuyé sur une touche clé (tabulation) ou bien encore après un caractère délimiteur, comme une virgule ou un espace.
Une fois enregistré, à n’importe quel endroit où vous pouvez taper du texte, dès que vous taperez “cdt”, ce sera remplacé par “Bien cordialement, M. Jean Valjean”.
Pour aller plus loin
Comme je vous le disais, le logiciel est très complet et ce que je viens de vous montrer n’est que la base. Le logiciel permet de faire bien d’autres choses comme:
- Créer une frappe interactive: insérer automatiquement le contenu du presse-papiers, la date, ou une autre expression à l’intérieur du texte de remplacement. Vous pouvez même faire apparaître une invite de saisie pour ajouter les mots au fur et à mesure
- remplacer vos abréviations par du contenu Rich Text (texte formaté dans Word, en gras, italique, etc…). ou du HTML
- faire de l’**autocorrection** pour les mots mal orthographiés. Par exemple si vous taperez “voiturre”, le mot est corrigé à la volée en “voiture”.
- amélioration du presse-papiers de Windows: vous ne serez plus limiter à un seul élément quand vous faites un copier-coller. Désormais, vous pourrez copier 10 bouts de textes d’affilé et les coller ensuite à votre guise
- détection intelligente: si vous écrivez une phrase plusieurs fois de suite dans un même document, PhraseExpress le reconnaîtra et vous proposera d’écrire automatiquement cette phrase à votre place dès que vous commencerez à taper les premières lettres qui la compose
- A l’inverse, si dans un document vous utilisez une abréviation enregistrée dans PhraseExpress, mais que vous ne souhaitez pas voir remplacée automatiquement pour quelconque raison, en appuyant sur retour arrière lors du remplacement automatique, PhraseExpress comprendra que vous ne souhaitez pas utiliser l’abréviation pour le document en cours.
Il y a tout un tas de possibilité de personnalisation. Vous pouvez limiter l’utilisation de certaines abréviations uniquement à l’intérieur de certains programmes. Vous pouvez même définir un raccourci clavier pour écrire automatiquement une phrase ou un texte que vous avez à écrire très souvent.
Évidemment rien ne vous oblige à utiliser toutes ces fonctions, et souvent la fonction de base remplit la plupart des besoins.
Alternatives
Il y a pas mal d’alternatives à PhraseExpress. Vous avez l’excellent Breevy, qui dispose des mêmes fonctionnalités, avec une meilleure interface à mon goût, mais qui est payant (30 jours d’utilisation gratuite puis $34.95). Si vous recherchez un logiciel plus simple que ces deux-là, je vous conseille vivement Texter. Allez voir le site, il y a une très bonne vidéo explicative (en anglais). Très léger, il remplit à merveille son rôle et reprenant les fonctions de base, tout en ayant un peu moins d’options avancées (et donc étant moins complexe) que les deux autres.
Du côté de Mac, je ne saurais que vous conseiller TextExpander ou TypeIt4Me.
Enfin, je n’oublie pas les utilisateurs de Linux, qui peuvent se tourner vers Autokey.
Au final il s’agit d’outils dont on peut se passer bien évidemment. Mais je les considère aussi et surtout comme des logiciels “qu’on ne recherche pas forcément, mais une fois qu’on les a testés on en peut plus s’en passer”. Essayez un coup et voyez si ça peut vous faire gagner du temps.
Si vous connaissez d’autres alternatives ou meilleures solutions, n’hésitez pas à me faire part de vos remarques dans les commentaires.