Si il y a bien une chose que je hais, ce sont les papiers. Il y en a partout. On en a besoin pour tout. Ça cause la déforestation. Bien que le 21ème siècle soit bien entamé, nous sommes toujours dans une société de papiers. Moins, certes, avec le numérique qui prend de plus en plus de place dans nos vie, mais ne nous mentons pas: quand il s’agit de l’administratif, on est encore loin de pouvoir se passer du papier. Tout ce qui concerne les documents importants (papiers d’identité, carte grise, permis), ou bien nos feuilles de soins, fiches de paie ou encore les reçus et relevés de la banque, on croule toujours sous les papiers.
Il y a quelque temps (un peu plus d’un an pour être précis), j’ai pris la décision de me passer, autant que possible, du papier. Premièrement parce que ça prend toujours trop de place (qui n’a pas de classeurs et chemises remplies à craquer de papiers ?), et deuxièmement parce qu’on abat encore trop d’arbres à cause de ça (oui je suis un peu écolo).
Ainsi, je me suis débarrassé de 90% de tous mes papiers. C’est un choix que je ne regrette absolument pas. Au contraire, depuis je me sens plus léger et moins chargé. Je n’ai plus l’impression de crouler sous la paperasse. Pour y parvenir, j’ai utilisé Evernote, et je vais vous montrer comment j’ai fait.
Les avantages du format numérique
Il y a tout un tas d’utilisations possibles avec Evernote, et une de ces utilisations se prête particulièrement à l’organisation nos papiers.
Il y a tellement d’avantages à passer en numérique nos papiers.
Déjà, en terme de volume, d’occupation de l’espace, on y gagne énormément. Ensuite, on n’est plus préoccupé de perdre un papier. Une fois que c’est numérisé, c’est sauvegardé et donc plus d’élément physique qui peut se perdre un peu n’importe où.
Enfin, retrouver un papier numérisé est 100 fois plus rapide que de chercher dans des classeurs ou des dossiers. Et en utilisant Evernote, vous disposerez d’encore plus de fonctionnalités pratiques pour classer, ranger vos papiers et vous y retrouver encore plus rapidement.
Enfin, vos papiers sont disponibles virtuellement partout où vous êtes, tant que vous avez votre smartphone avec vous (ce qui est très souvent le cas pour la plupart d’entre nous). Grâce aux applications iOS, Android et Windows Phone, vous pouvez retrouver et consulter à tout moment vos papiers numérisés et enregistrés dans Evernote.
Comment fonctionne Evernote
Evernote, c’est votre deuxième cerveau, en plus puissant. Evernote fonctionne comme une sorte de cabinet de rangement de tout ce que vous lui donnez afin de pouvoir le retrouver plus tard. D’ailleurs, son logo est une tête d’éléphant, à juste titre.
Lorsque vous utilisez Evernote, l’idée est de créer des “carnets de notes”, dans lesquels vous allez pouvoir mettre… des notes. Ces “carnets” sont le niveau de hiérarchie le plus haut et servent donc à regrouper vos notes par thèmes. Par exemple, vous pouvez créer un carnet Travail dans lequel vous allez mettre toutes vos notes concernant votre boulot, un carnet Perso qui contiendra toutes vos notes plus personnelles, comme un journal ou des photos de famille, et un carnet Sport qui regroupera toutes vos notes sur vos séances de sport et votre régime.
Un deuxième niveau de hiérarchie pour classer vos notes est disponible grâce aux Tags. Vous pouvez attribuer un ou plusieurs tags à une note, ce qui permet de vous y retrouver encore plus rapidement, un peu de la même manière que les labels dans Gmail, si vous avez déjà utilisé le service email de Google.
Vous pouvez tout mettre dans Evernote: texte, photos mais aussi audio, vidéo, documents Word ou Excel, PDF…
Cerise sur le gâteau, l’espace de stockage est illimité. Seuls sont limités la taille maximale d’une note, ainsi que le nombre de notes et de carnets que vous pouvez avoir. Cela dit, rassurez-vous, les limites sont bien au-delà de ce dont vous aurez besoin.
Voilà, a présent vous connaissez le minimum pour bien débuter avec Evernote et en comprendre les possibilités.
Utiliser Evernote pour ses papiers
Sur le site d’Evernote, vous ne trouverez pas d’informations faisant référence à Evernote comme un moyen de conserver et classer ses papiers. Pourtant, c’est une excellent outil pour ça.
Ce qui nous intéresse surtout, c’est comment utiliser Evernote comme un système d’archivage efficace.
Le procédé est simple: dès que vous avez un papier que vous souhaitez stocker dans Evernote, il vous suffit de le numériser et l’enregistrer dans le carnet de note dédié à vos papiers. Pour cela, vous pouvez utiliser soit un scanner soit, beaucoup plus pratique et ce que je fais personnellement, utiliser l’application Evernote, disponible sur iOS et Android. En quelques secondes, vous scannez le document voulu et le voilà automatiquement dans votre espace Evernote.
Evernote dispose également d’une barre de recherche. Comme vous pouvez ajouter un titre et du texte à vos papiers, cela permet de rendre le processus de recherche très rapide. Si vous prenez le temps de donner un titre descriptif à chaque papier numérisé, vous pourrez le retrouver très facilement. À vous de voir comment nommer vos notes. Personnellement, je leur donne toujours un titre avec la date en préfixe, par exemple “2016–10–06 relevé de compte”. Ainsi, si plus tard j’ai besoin de me référer à ce relevé de compte, ma recherche est simplifiée: il me suffit de taper “relevé de compte” dans la barre de recherche, et je vois en un coup d’oeil tous mes relevés de compte triés par date.
La fonction qui tue
Encore plus fort, Evernote dispose d’un OCR, c’est à dire un moteur de reconnaissance des caractères. En gros, ça veut dire qu’Evernote est capable de retrouver du texte dans vos notes numérisées. C’est ultra-puissant et ça fonctionne super bien !
Par exemple, si vous scannez une facture EDF, plus tard vous pourrez la retrouver en faisant une recherche sur un bout de texte qui apparait n’importe où dans le document scanné. Admettons que je recherche le texte “compteur”, Evernote va me retrouver tous les papiers ayant le texte “compteur” dans leur contenu, même si ce ne sont que des photos prises avec votre smartphone !
C’est vraiment là tout l’intérêt d’utiliser Evernote pour ses papiers. En plus de se débarrasser de l’encombrement physique de toute notre paperasse, on acquière la possibilité de faire une recherche numérique dans nos papiers. Imaginez que vous recherchez un papier très précis, par exemple une lettre de votre assureur qui parle de remboursement. Au lieu de devoir fouiller dans toutes vos chemises et devoir survoler tous vos courriers, en les ayant numérisés dans Evernote, il suffit de faire une recherche avec le nom de votre assurance et le mot “remboursement” pour retrouver le bon papier en un clin d’oeil.
Comment procéder pas à pas
Ça y est, vous êtes convaincus, que faire maintenant ? La première étape est la plus longue (mais une fois que c’est fait, c’est que du bonheur).
Vous devez reprendre tous vos papiers et les numériser pour les enregistrer dans Evernote.
Pour le faire, vous avez plusieurs possibilités.
Vous pouvez utiliser un scanner traditionnel. Cette méthode est la plus conventionnelle mais aussi la plus fastidieuse. Vous devez scanner chaque papier sur votre ordinateur, puis importer le fichier crée dans Evernote.
Utiliser l’application Evernote pour smartphone. Disponible sur iOS, Android et Windows Phone, elle vous permet de scanner vos papiers directement en prenant une photo d’eux.
C’est bien plus rapide que de passer par un scanner traditionnel. Déjà parce que prendre une photo d’un document est bien plus rapide que de le scanner, et qu’ensuite vous sautez la deuxième étape (comme vous utilisez l’application Evernote, le fichier est directement importé dans Evernote sans que vous ayez à le faire).
Et n’allez pas croire que la qualité du document va être inadaptée en utilisant l’appareil photo de votre téléphone. L’application Evernote dispose d’une fonctionnalité prévue spécifiquement pour ce cas, qui va grandement améliorer et optimiser la qualité d’image et la retravailler spécialement dans un format “document numérisé”.
Ce ne sera pas une simple photo. Voici un exemple:
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Plutôt pas mal pour une photo prise sur une table de restaurant, non ?
La seule chose importante à faire pour avoir une qualité optimale lors de la numérisation, c’est de placer vos documents sur un fond contrasté (donc en général, pour les feuilles blanches, sur un fond de couleur sombre).
Enfin, la dernière solution est d’utilisez un scanner spécial Evernote. Evernote s’est associé avec certains constructeurs de scanners pour produire des scanners spécialement conçus pour scanner des papiers dans Evernote. Ils allient les forces des deux options précédentes, c’est à dire que vous pouvez scanner rapidement des papiers en ayant un résultat de qualité optimale, et ceux-ci sont rapatriés directement dans Evernote. L’inconvénient, c’est qu’ils sont relativement chers. Mais ils peuvent valoir le coup si vous avez énormément de papiers à numériser.
Pour organiser mes papiers numérisés, j’ai crée un carnet de notes Référence - vous donnez le nom que vous voulez, c’est juste ce que j’ai choisi - dans lequel je stocke tous mes papiers.
L’idée ensuite, c’est de tagger chaque papier numérisé avec un thème précis. Par exemple, voici les tags que j’utilise:
- Assurance
- Banque
- Cartes de visite
- Factures
- Impôts
- reçus
- Santé
Chaque papier que je reçois, je le scanne ainsi et lui attribue le tag correspondant.
C’est très pratique pour plus tard quand vous voudrez retrouver un papier. Juste en sélectionnant le tag Banque, vous pourrez voir tous les papiers liés à votre banque.
Allez-y petit à petit
Pour parvenir a numériser TOUS vos papiers, vous allez forcément avoir besoin de temps. On a tous des centaines, voir des milliers de papiers en tous genres: factures, reçus, papiers administratifs, de santé, courriers divers… Il ya deux écoles: vous pouvez bloquer 2 ou 3 jours pour tout faire d’un coup, ou le faire petit à petit.
Personnellement, j’ai opté pour la deuxième solution. Lorsque j’ai décidé de numériser tous mes papiers, j’y suis allé tranquillement à coup de 15 minutes par jour.
Vous pouvez même aller encore plus rapidement. Lorsque vous scannez vos papiers, ne remplissez pas les informations Evernote tout de suite. Ce que je vous conseille de faire, c’est d’abord de faire votre session de numérisation d’un coup, et ranger après.
Pour cela, dans Evernote, créez une carnet de notes temporaire, puis mettez-y toutes les notes “brutes”. Une fois que vous avez terminé la session de numérisation, passez à la phase “classement”, où cette fois-ci vous vous occupez de toutes les notes brutes, en leur donnant le(s) bon(s) tag(s). Surtout n’oubliez pas de mettre des tags, sans quoi vous aurez beaucoup plus de mal à vous y retrouvez et vous perdrez pas mal d’intérêt d’utiliser Evernote,
Faites ceci pour tous vos papiers existants. Ensuite, continuez de le faire systématiquement chaque fois que vous recevez de nouveaux papiers.
Par exemple, j’utilise quotidiennement l’application sur mon téléphone. Dès que je reçois un courrier, une facture ou un reçu au restaurant, je le numérise immédiatement à l’aide de l’application. Cela me prend 30 secondes et me permet d’ajouter mes papiers en continu plutôt que de devoir refaire une session de numérisation avec tous les nouveaux papiers que j’aurai collecté au bout d’un certain temps.
Conclusion
Je sais que ça peut paraitre très rédhibitoire de devoir numériser tous ses papiers qui s’entassent depuis des années. Cependant le jeu en vaut carrément la chandelle. Le confort et le côté pratique que cela vous procurera vous fera vous demander comment vous avez pu faire sans avant. Au pire, vous n’êtes même pas obligé de numériser l’ensemble de vos papiers déjà existants, vous pouvez simplement commencer avec tous les nouveaux que vous recevez.
Bien sûr, il y aura toujours des documents dont vous devrez garder les originaux (comme les fiches de paie et certains documents de l’État). Pour le reste, je suis passé au 100% numérique et je le regrette pas un seul instant. Au contraire, cela m’a libéré.
Par exemple, il y a deux semaines, j’étais chez le dentiste et j’avais besoin d’un papier de ma mutuelle. Comme je l’avais numérisé, bien que je ne l’avais pas sur moi, lorsque la personne du cabinet me l’a demandé, j’ai simplement ouvert Evernote sur mon téléphone, retrouvé le document, et lui ai montré. Cela lui a suffit parfaitement et je n’ai pas eu à revenir plus tard pour lui donner le papier. Rien que pour ce genre de situation, le jeu en vaut la chandelle.
Est-ce que ça vous a donné envie de passer tous vos papiers au format numérique avec Evernote ?