Connaissez-vous Evernote ? À la base, c’est un simple logiciel de prise de note, mais il sert tellement plus qu’à ça. Je m’en sers tous les jours. C’est devenu mon deuxième cerveau.
Ce qui est génial avec Evernote, c’est qu’il permet de TOUT stocker: des notes au format texte, bien sûr, mais aussi des photos, des dessins, de l’audio, et tout type de fichier, notamment les PDF qui sont super bien gérés. Seules les vidéos ne sont pas gérées (on peut attacher des fichiers vidéos Evernote ne les affiche pas directement comme avec les PDFs ou les images).
Evernote est disponible sur Mac, Windows, mais aussi sur iOS et Android. Super pratique puisque cela vous permet de prendre des notes textes et audio, ainsi que des photos, n’importe où tant que vous avez votre smartphone avec vous. Tout est synchronisé automatiquement, vous retrouvez donc vos notes sur votre ordinateur quand vous rentrez chez vous.
Cerise sur le gâteau, le stockage est illimité et gratuit. Oui, vous avez bien lu. La seule limite, c’est une limite mensuelle par rapport à la quantité de données mensuelles que envoyez vers les serveurs Evernote, à hauteur de 60 Mo maximum par mois.. Cela veut dire que vous êtes limité en nombre de choses que vous pouvez synchroniser. En pratique, ce n’est pas gênant, sauf si vous ajouter beaucoup de fichiers à vos notes. Mais si, comme moi, vous stockez principalement des notes, des images et des PDFs, la limite mensuelle est suffisante.
Ce que vous pouvez faire avec Evernote
Tout.
Enfin, tout, en ce qui concerne la prise de notes. Vous pouvez créer une note sous n’importe quel format. Tout ce que vous pensez ou voyez, vous pouvez le stocker dans Evernote.
Vous pouvez crée une note:
- À partir d’une photo prise avec votre smartphone.
- En faisant un dessin.
- Avec une capture d’écran.
- Avec l’extension navigateur (le Web Clipper)
- À partir d’un fichier audio.
- Simplement avec du texte.
- À partir d’un fichier (PDF ou autre).
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Capture depuis une photo sur son smartphone ou depuis le WebClipper[/caption]
Vous pouvez vous en servir de dictaphone en enregistrant votre voix, ou capturer la totalité d’une page web. Images, liens et formatage compris, pas juste le texte, grâce à l’extension pour navigateur. Super pratique si vous voulez sauvegarder des infos sur une page web pour plus tard. C’est plus sûr que de juste la mettre en favori, le contenu du page pouvant changer ou même disparaître.
Vous avez aussi la possibilité de mettre en forme vos notes et surligner des passages de texte pour mieux vous en rappeler.
Evernote vous permet même de créer des tableaux à l’intérieur de vos notes. Il existe aussi un mode Présentation qui, comme son nom l’indique, va présenter joliment le contenu de votre note en plein écran si vous voulez faire des mini-présentations qui changent du Powerpoint classique.
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Le mode présentation[/caption]
Comment je me sers d’Evernote
Dans Evernote, vous avez deux moyens de ranger vos notes: les Carnets de Note, et par tags (étiquette). Vous avez donc des tas de façons d’organiser vos notes. Le but de cet article est de vous montrer la mienne. Après 2 ans d’utilisation intensive et avoir essayé plusieurs méthodes, j’ai trouvé la façon de m’organiser qui me semble la plus efficace.
Plutôt que d’avoir 36 carnets de notes, j’organise toutes mes notes dans 4 carnets:
- Boite de réception
- Courant
- Journal
- Archive
Le principe derrière ces carnets de notes est simple.
Mon carnet par défaut est Boite de réception, ce qui fait que toutes nouvelle note créée atterrit automatiquement dans ce carnet de notes, d’où le nom. Cela me permet de créer mes notes à tout moment sans avoir à réfléchir où je dois la classer ou quels tags lui mettre. Dès que j’ai un truc qui me passe par la tête, quelque chose dont je veux me souvenir, une information que je veux garder pour plus tard, je crée une note dans le carnet Boite de réception.
Ensuite, plus tard, quand je suis devant mon ordinateur, je repasse sur les notes qui sont dans ma boite de réception. Parfois ce sont des notes temporaires que je peux effacer. Sinon, je décide des tags que je lui assigne, et enfin je la la mets dans un des 3 autres carnets de notes:
- Courant: je mets les notes que je souhaite garder sous la main pour toutes les choses courantes. Mon travail en cours, des choses que je dois faire dans la semaine ou le mois. Bref, tout ce qui concerne des choses dont j’aurai besoin bientôt.
- Journal: je stocke dedans toutes les notes que je prends qui sont liée à ma réflexion personnelle. Je prend des notes chaque jour sur mes expériences, ou lorsque je fais un peu d’introspection. Je tiens en quelque sorte une sorte de journal (d’où le nom du carnet) quotidien. Je crée aussi une note à chaque fois que j’ai une idée, que ce soit pour une idée de business, de chanson ou essayer quelque chose de nouveau. Ces notes vont aussi dans le carnet Journal.
- Archive: Enfin, dans ce carnet vont toutes les notes que je souhaite stocker pour plus tard. Les notes dont je n’aurai pas forcément besoin, du moins pas prochainement, mais que je souhaite quand même garder sous la main au cas où: factures, reçus, cartes de visites, etc… J’y reviendrai dans la section suivante.
Pour mieux organiser mes notes parmi ces carnets, j’utilise les tags.
Premier intérêt des tags, c’est qu’une note peut avoir plusieurs tags, mais ne peut être que dans un seul carnet de notes à la fois. Le deuxième, c’est qu’on ne peut avoir que 250 carnets de notes maximum, alors qu’on peut avoir 100 000.
C’est aussi le nombre maximal de notes que vous pouvez avoir, quelque soit votre type de compte (gratuit ou payant). Bon, d’ici là à ce que vous ayez 100 000 notes, vous avez le temps. À titre d’exemple, je me sers d’Evernote quotidiennement depuis 2 ans, et j’ai 939 notes.
Au revoir la paperasse
Un des principaux usages que je fais d’Evernote est pour stocker mes factures, reçus, courriers importants, et toutes sortes de papiers dont je souhaite garder une trace. Fini les chemises et dossiers remplies de papiers. Tout est stocké, synchronisé et sécurisé dans le cloud.
Trop de paperasse ? Débarrassez-vous de vos papiers avec Evernote - SmartRock.
Le truc méga-pratique: quand vous stockez un papier dans Evernote, le contenu est scanné intelligemment. Vous pouvez donc faire une recherche de texte dans vos reçus, des factures, et toutes sortes de papiers. Besoin du reçu d’un restaurant en particulier ? Tapez le nom du restaurant en question, et Evernote vous affichera le reçu immédiatement.
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Evernote permet de rechercher le texte contenu dans les images ![/caption]
À présent j’ai accès à tout depuis mon smartphone. Plus besoin de fouiller dans des chemises, classeurs ou portefeuilles pour retrouver une carte de visite ou une facture.
Par exemple, un jour, je suis allé chez le dentiste. Après m’être fait torturé, l’assistante me demande une attestation de mutuelle. Chose que je n’avais pas pensé à prendre avec moi. Aucun souci, j’ai sorti Evernote, j’ai tappé “mutuelle” dans la recherche et pouf! Voilà mon attestation de mutuelle. Vu qu’elle était au format digital, sur mon iPhone, j’ai même pu lui envoyer directement par email.
Essayez
Je vous invite à essayer. Téléchargez-le et installez-le. Installez l’application sur votre smartphone. C’est gratuit, et franchement, ça vaut le coup. Ça vous facilite la vie, pourquoi s’en priver ?
Un dernier conseil: si vous sautez le pas, utilisez le à fond pendant au moins deux semaines avant de décider si ça vous est utile ou pas.
L’erreur que j’ai faite au début, c’est d’y aller doucement, de mettre juste une note par-ci, pa là. Mais toute la puissance et l’intérêt d’Evernote apparaissent quand on s’en sert vraiment comme son deuxième cerveau.